Jika teman-teman Code Monkey yang kebetulan menjadi team leader tiba-tiba diminta untuk mengelola tim remote worker atau work from home, bisa jadi karena wabah COVID-19, teman-teman tidak usah bingung. Saya akan share tip dan trik yang bisa membantu teman-teman melakukan transisi menjadi seorang leader tim remote worker.


Perlu teman-teman ketahui sebelumnya, sebenarnya, remote working, atau yang sekarang sering kita dengar adalah work from home, merupakan topik yang sedang sudah booming sejak tahun 2018-2019. Namun, sejak adanya wabah COVID-19, banyak perusahaan yang menerapkan remote working kepada pekerjanya secara tiba-tiba, termasuk perusahaan tempat saya bekerja.

Sebagian besar pekerja, termasuk saya sendiri, masih merasa asing dengan konsep bekerja dari rumah atau work from home ini. Bagi yang baru mengetahui hal ini pasti mereka hanya akan membayangkan bahwa remote working ini tentang jam kerjanya yang fleksibel, pekerjaan yang tadinya dikerjakan di kantor akan di bawa pulang ke rumah, pekerjaan yang bisa dibawa dengan santai, dan lain sebagainya. Padahal, menurut saya, remote working itu sendiri lebih dari hal-hal tersebut. Jelas dengan pemikiran seperti itu, tim kita akan menjadi kacau.

Dan parahnya, sekarang kita harus menghadapi kenyataan bahwa kita dipaksa oleh keadaan untuk menerapkan remote working. Hal ini berarti kita harus mengubah kebiasaan kerja kita hingga mengubah cara kita berkomunikasi. Bagi kamu yang menjadi seorang team leader, kamulah yang diberi tanggung jawab oleh perusahaan untuk memastikan transisi menuju remote working berjalan dengan segera dan mulus.

Tentunya bagi leader yang masih gagap dengan konsep remote working akan sangat terbebani. Saya sendiri pada waktu pertama kali menerapkan remote working di tempat saya bekerja agak keteteran untuk mempersiapkan hal tersebut.

Melalui artikel ini, saya mencoba share beberapa tip dan trik yang dapat saya bagikan kepada kamu para team leader untuk mengelola tim-tim remote working-mu.

Mari kita mulai.

Pertanyaan yang akan muncul pertama kali ketika akan memulai memimpin remote team adalah

Apa yang membedakan antara mengelola remote team dibandingkan secara langsung?

Tentunya terdapat banyak perbedaan antara mengelola remote team dengan mengelola tim secara langsung. Tetapi, yang harus pertama kali kamu harus cepat kuasai adalah tentang komunikasi tim. Bagaimana caramu membangun kebiasan berkomunikasi yang baru di dalam tim.

Komunikasikan!

Kalau biasanya kita membuat keputusan berdasarkan diskusi-diskusi santai di kantin bersama tim, dengan adanya remote working ini maka tentu hal tersebut tidak terjadi lagi. Maka kita harus segera mengganti cara kita berkomunikasi dalam mengambil keputusan.

Selama remote working, biasakan untuk selalu berkomunikasi dengan intens kepada tim. Kalau perlu, over-communicate. Jika kamu menggunakan Slack, bisa memanfaatkan message langsung, atau mention di grup/channel sehingga setiap anggota tim tetap terhubung.

Sesekali kita dapat menanyakan anggota tim tentang informasi terbaru bahkan ketika kita sangat yakin kalau mereka sudah tahu informasi tersebut. Jika perlu, kita tanyakan dalam komunikasi grup. Hal tersebut bertujuan untuk meminimalkan gap informasi di dalam tim. Siapa tahu saja masih ada beberapa orang yang masih belum mengetahui informasi tersebut.

Usahakan untuk selalu gunakan komunikasi grup dibandingkan dengan 1-on-1.

Gunakan shared document untuk mendukung komunikasi tim.

Hal tersebut bertujuan agar setiap anggota tim terinformasikan dengan segera dan benar.

Tip saya

Transparansi

Setelah komunikasi sudah kita bentuk, sebagian besar leader pasti akan memunculkan pertanyaan ini.

Bagaimana cara saya mengetahui apakah tim saya benar-benar bekerja?

Bukan hanya team leader yang pusing dengan masalah tersebut. Sebagian besar bagian HR juga kelabakan dengan perubahan yang sangat mendadak ini. Terlebih bagi perusahaan-perusahaan yang sangat mementingkan presensi kehadiran. Sebagian besar perusahaan teman-teman saya yang juga terkena imbas wabah COVID-19 memaksakan agar remote team tetap melakukan presensi kehadiran dari pukul 08.00 sampai 16.00.

Yang manjadi perhatian saya selama mengelola remote team adalah bagaimana mereka sangat tertekan untuk membuktikan walaupun mereka di rumah mereka tetap produktif. Kebetulan, tim saya termasuk orang-orang yang dapat saya percayai. Terbukti dengan remote working, mereka tetap deliver hasil kerja yang memuaskan.

Saya selalu berdiskusi dengan mereka secara grup. Saya juga menggunakan shared document untuk mencatatkan target, tujuan dan keputusan tim. Intinya, kita menetapkan ekspektasi dan komunikasi yang jelas di dalam tim.

Banyak penyedia layanan untuk mendukung komunikasi dan transparansi tersebut. Bahkan mungkin sudah sering kamu dengar atau gunakan. Sebut saja Slack, Trello, Zoom, Google Docs, dan lain sebagainya. Apapun yang kamu gunakan, sharing informasi secara jelas dengan tim dan stakeholder akan sangat membantu.

Transparansi ini juga berkaitan dengan komunikasi yang tadi kita bahas. Semakin transparan tim kita maka akan semakin lancar komunikasi kita. Selama menjalani remote working, pastikan tim selalu terhubung dan mendapatkan update. Kita tidak perlu mengkhawatirkan apa yang sedang tim kita kerjakan, kita percayakan mereka bisa tetap produktif dengan selalu bertukar informasi terbaru.

Tetapkan aturan

red versus blue team foosball table
Photo by Mpho Mojapelo

Ketika terjadi perubahan, terutama kebiasaan kerja, mungkin kamu akan sedikit kesulitan menetapkan ekspetasi dari tim. Untuk memudahkan hal tersebut, pastikan semua orang dalam tim selalu dalam kesepahaman, sepakat-seiya-sekata. Selalu bertindak sebagai grup dan selalu memberi kesempatan mengungkapkan pendapat.

Pada dasarnya tidak ada yang berbeda antara mengelola remote team. Hanya saja kita membutuhkan penyesuaian cara untuk mengakomodasi keterbatasan yang berbeda.

Dengan menetapkan aturan bagi tim maka kita sebagai tim akan lebih fokus pada produktifitas dibandingkan hal-hal yang menjadi beban. Terlebih bagi anggota tim kita, dengan adanya aturan yang sudah disepakati mereka akan terbantu dalam beradaptasi dengan cara kerja yang baru ini.

Yang menjadi konsen saya selama mengelola remote team antara lain sebagai berikut.

  • Selalu dokumentasikan semuanya dan pastikan dokumentasi tersebut mudah diakses oleh tim. Hal tersebut dimaksudkan agar terjadi kesepahaman dan kesepakatan oleh semua anggota tim.
  • Diskusikan cara untuk menyelaraskan dan kolaborasi kerja dalam tim.
  • Gunakan cara meeting yang berbeda misalkan meeting dalam grup kecil atau seluruh tim. Hal tersebut berguna untuk mendapatkan feedback dan mengadaptasikan tim.

Dari hal-hal tersebut maka akan terbentuk aturan dasar yang menjadikan tim kami semakin solid.

Memanusiakan manusia

Apa yang tim kamu sedang kerjakan? Tanyakan itu sebagai bentuk perhatianmu sebagai leader mereka. Bisa saja yang ditanyakan bukan hanya tentang pekerjaannya, bisa saja kita menanyakan tentang kegiatannya.

Hal tersebut dapat menciptakan perasaan yang nyaman bagi tim untuk lebih terbuka kepadamu. Dengan perasaan yang nyaman tersebut maka mereka lebih terbuka untuk menyatakan pikiran dan perasaannya. Hal tersebut sangat teramat penting, terlebih ketika kita sedang menghadapi wabah seperti ini.

Perlu kamu ingat sebagai leader, anggota tim kita sangat rentan terhadap overworking ketika sedang remote working. Hal tersebut berkaitan dengan mengaburnya antara kehidupan kerja dan kehidupan rumah kita. Belum lagi dengan rasa kesepian yang dihadapi oleh para remote worker.

Kamu sebagai leader harus sering-sering memeriksa anggota timmu. Hal tersebut juga menunjukan bahwa kamu sebagai leader akan selalu berkomitmen mendukung tim. Jadikan kamu selalu hadir untuk membantu mereka.

Terkadang, kita sebagai tim membutuhkan aktifitas sosial yang tidak berkaitan dengan pekerjaan kita. Kegiatan tersebut tentu saja tidak diwajibkan untuk diikuti. Kita hanya butuh berbahagia sebentar sebagai tim. Ada beberapa tip yang dapat saya share tentang aktifitas sosial ini.

  • Membuat channel khusus untuk hanya sekedar ngobrol melepas lelah. Channel tersebut tentu saja bukan channel untuk mendiskusikan keputusan dalam sebuah proyek.
  • Memasukan bot game pada channel dapat digunakan sebagai mood booster. Pastikan kita sudah menetapkan play time agar tidak terlalu sering bermain.

Hal tersebut merupakan tip dan trik yang dapat saya share kepada kalian dalam mengelola remote team. Seperti pada hal lainnya, melakukan sebuah perubahan tentu membutuhkan waktu untuk beradaptasi maka bersabarlah.


0 Komentar

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogger menyukai ini: