Produktif Chat Room

Produktif Chat Room
Photo by Christian Wiediger / Unsplash

Tim saya sudah menggunakan berbagai macam aplikasi instant messaging untuk berkomunikasi. Mulai dari Yahoo! Messenger (ada yang masih ingat?), WhatsApp, Telegram, Slack, Ryver, Google Hangouts Chat, Matrix, IRC, dan terakhir di Odoo Chat.

Berdasarkan pengalaman berpindah-pindah aplikasi tersebut, ada pelajaran penting yang dapat saya ambil dan saya ingin membagikannya untuk kamu tentang permasalahan di chat room.

Ephemeral medium

Perlu teman-teman sadari bahwa chat room merupakan media komunikasi yang bersifat sementara. Sifat sementara yang dimaksud adalah informasi yang disajikan memiliki waktu yang relatif sebentar dibandingkan media komunikasi seperti artikel maupun video.

Chat room dapat dianalogikan seperti kita ngobrol di grup kita. Begitu kita sudah tertinggal sebuah diskusi, ya sudah, apa mau dikata.

Karena sifatnya yang sementara tersebut maka kita harus memberlakukannya seperti itu. Kita tidak harus "catch up" tentang diskusi yang tertinggal, begitu juga sebaliknya, kita tidak boleh berekspektasi tim kita untuk "catch up" obrolan kita di chat room.

Oleh karena itu, informasi-informasi penting yang muncul di chat room harus dipindahkan ke media yang lebih permanen. Contohnya, bisa kita tulis di notulen rapat, tiket issue, artikel web, dan media-media sejenis.

Workflow-nya sebenarnya tidak berubah dari apa yang sering kita kerjakan. Chat room kita gunakan untuk mendiskusikan detail dari sebuah issue yang sedang kita temukan. Kemudian kita buatkan ringkasan hasil pembahasan di chat room tersebut dan kita daftarkan sebagai issue yang akan kita tangani di kanban board.

Di kanban board tersebut, baru kita diskusikan secara mendetail tentang solusi untuk menangani issue tersebut bersama dengan pihak-pihak yang terkait. Kesepakatan-kesepakatan tentang solusi yang diambil dituliskan dalam notulen digital yang dapat diakses semua anggota tim.

Kanban board dan notulen digital tersebut yang akhirnya menjadi pedoman tim untuk melakukan aksinya. Media tersebut lebih mudah diakses dan ditemukan dibandingkan obrolan kita di chat room. Tim dengan sendirinya akan "catch up" informasi yang dibutuhkan tanpa harus scrolling/searching di ribuan shout and scream yang ada di chat room.

Asynchronous

Setelah sifatnya yang sementara, muncul sifat kedua dari chat room yang sering membuat jengkel orang-orang yaitu asynchronous. Sifat dari chat room adalah komunikasi yang asinkron.

Tidak semua orang akan online pada waktu yang bersamaan jadi kita harus menyesuaikan diri terhadap hal tersebut. Ketika kita mengirim pesan pada seseorang, daripada berekspektasi pesan tersebut akan segera dibalas secara real-time maka sebaiknya kita berikan informasi yang lengkap langsung pada pesan kita.

Hal tersebut memungkinkan orang yang kita tuju untuk melakukan review terhadap informasi yang kita kirimkan dan merespon pesan kita secara efektif ketika mereka online. Dan bisa saja pesan balasan mereka datang ketika kita sedang tidak online.

Coba kita bandingkan kedua contoh berikut.

Contoh 1.

...
[Si A] Pak Sun
* 8 jam kemudian *
[Sunu] Ya?
* 2 jam kemudian *
[Si A] Database-nya bagusan pake apa ya?
* 6 jam kemudian *
[Sunu] Udah coba Postgresql?
...

Contoh 2.

...
[Si A] Pak Sun, database-nya bagusan pake apa ya?
[Si A] Biasanya kita pake MariaDB.
* 5 menit kemudian *
[Si A] Update, lagi bahas pake Postgresql sama tim.
[Si A] Karena aplikasi yang sekarang lebih kompleks kebutuhan bisnisnya.
* 8 jam kemudian *
[Sunu] Yup, kalau dilihat dari spesifikasi kebutuhannya
[Sunu] lebih mumpuni pake Postgresql. Bisa baca link ini buat referensi -> ...
* 2 jam kemudian *
[Si A] Oke pak. Makasih infonya.
...

Kalau menggunakan Contoh 1 maka dalam waktu 16 jam kita belum menghasilkan kesimpulan apapun. Sedangkan dalam Contoh 2 kita hanya butuh 8 jam untuk kesimpulannya dengan pertanyaan yang to the point dan langsung diberikan informasinya kepada lawan kita.

Yang diharapkan adalah tidak lagi ada chat yang isinya "Pak, sibuk ga" dan begitu dijawab ternyata cuma mau menanyakan atau memastikan sebuah informasi.

Jadi, ketika ada pesan masuk "Pak, sibuk ga" itu otak saya langsung merespon dengan "ada masalah apa nih", "aku harus ada disana ga nih", "apa yang bikin dia ga sanggup dan butuh bantuan", dan lain sebagainya.

Pikiran-pikiran semacam itu sebenarnya menjadi beban bagi yang menerima pesan tersebut yang bisa saja ketika menerima pesan tersebut sedang mengerjakan tugas yang lebih diprioritaskan. Jadi buyar semua kan.

Ada baiknya kita beranggapan bahwa chat room merupakan media komunikasi asinkron sebagaimana surat menyurat ataupun email. Seperti yang sudah dijelaskan, tidak semua orang akan online diwaktu yang bersamaan.

Terlebih lagi bagi tim remote working. Bisa saja ada yang sedang di jalan. Ada yang sedang bersama keluarganya. Ada yang sedang rehat setelah semalaman begadang.

Kesimpulan

Dari apa yang sudah kita bahas, ayo kita mulai mencoba menyadari bahwa chat room merupakan sebuah ephemeral medium. Chat kita mudah ketumpuk. Jadi, pindahkan informasi-informasi penting dari chat room ke media yang lebih mudah diakses dan ditelusuri. Ingat ya, mudah diakses dan mudah ditelusuri.

Selain itu, mari kita biasakan budaya komunikasi asinkron. Beri informasi yang just enough diawal percakapan atau jika memungkinkan kita beri informasi yang lengkap sekalian sehingga komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien.


Sekian dulu artikel tentang chat room ini. Jika ada pertanyaan atau pernyataan yang ingin disampaikan, tweet aja pake hashtag #haeriadimyid dan tag juga @sibuluq. Sorry, masih belum bisa komen-komen langsung di blog ini ya.

Mau share artikel ini ke temen-temen kamu, boleh aja. Mungkin kamu mengalami hal yang sama dengan apa yang saya ceritakan di artikel ini. Ingin ngomong ke tim kalau keputusan jangan cuma disimpan di chat room dan kamu bingung ngejelasinnya, kirim aja link artikel ini ke grup kamu 😄

Kalau topik ini kalian rasa menarik, ping me untuk follow up di artikel berikutnya. Kalian juga bisa request topik pembahasannya lewat Twitter atau Trakteer.id.

Kita ketemu lagi di artikel-artikel lainnya.