Filosofi agile telah membantu merevolusi cara kita bekerja dalam pengembangan perangkat lunak. Bagian penting dalam penerapan agile adalah meeting, atau biasa kita sebut dengan “ceremony”.

Kali ini, kita akan membahas hal tersebut dalam konteks kegiatan scrum yang merupakan praktik agile paling populer. Scrum meeting menyediakan transparansi dan komunikasi teratur bagi sebuah tim.

Apa itu scrum ceremony?

Scrum meeting adalah pertemuan dari scrum master, product owner, dan tim pengembangan untuk merencanakan pekerjaan, mendiskusikan perkembangan kerja, mengumpulkan feedback, dan lain sebagainya.

Berikut ini adalah beberapa scrum meeting yang dapat membantu tim kita.

Sprint Planning

Sprint planning diadakan di awal sprint yang merupakan waktu bagi tim untuk mengidentifikasi apa yang dapat kita deliver pada sprint tersebut. Selain itu, dalam sprint planning juga membahas tentang cara tim dalam mencapai target tersebut.

Peserta yang terlibat adalah tim pengembang, scrum master, dan product owner. Umumnya, durasi yang dibutuhkan adalah satu jam per minggu. Jika tim menggunakan masa sprint selama dua minggu, pelaksanaan sprint planning dilakukan selama dua jam.

Tujuan dari sprint planning adalah mempersiapkan tim untuk sprint selanjutnya. Menjelang sprint planning, product owner akan memilih prioritas dari product backlog. Selama meeting, tim mendiskusikan setiap item dan memperkirakan seberapa besar effort yang harus dilakukan.

Berdasarkan diskusi yang dilakukan, tim dapat memperkirakan seberapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dari product backlog. Setelah itu, tugas-tugas yang sudah dipilih menjadi sprint backlog.

Sprint planning juga disebut dengan kick off meeting. Disaat itu lah kita sebagai tim menyiapkan sprint yang akan kita lalui. Tim harus memutuskan berapa lama sprint dilakukan, apa tujuan dari sprint tersebut, dan apa saja yang perlu dilakukan.

Kamu bisa menggunakan panduan berikut dalam sprint planning.

Apa yang ingin dicapai
Product owner mendeskripsikan tujuan (objective atau goal) dari sprint dan backlog item yang berkaitan dengan tujuan tersebut.
Bagaimana saja caranya
Tim pengembang merencanakan tugas apa saja yang dibutuhkan agar dapat deliver dari sprint goal yang ditetapkan. Jadi, perencanaan tugas merupakan hasil dari negosiasi antara tim pengembang dengan product owner berdasarkan value dan effort yang dibutuhkan dari tugas yang dipilih.
Siapa yang terlibat
Kamu tidak dapat membuat sprint planning tanpa melibatkan tim pengembang dan product owner. Ketika product owner mendefinisikan goal dari sprint, tim pengembangan harus dapat memahami apakah mereka bisa mencapai tujuan tersebut.
Input
Input dari sprint planning adalah product backlog karena backlog tersebut menyediakan daftar hal-hal yang bisa dimasukan dalam sprint.
Output
Hal paling penting tentang hasil dari sprint planning adalah tim dapat mendeskripsikan goal dari sprint yang akan dijalani. Ketika tim sudah memahami maka tim dapat melangkah dengan pasti menuju goal tersebut. Tujuan tersebut dapat digambarkan dalam sprint backlog.

Perlu diingat, selama sprint planning kita akan mudah terbawa arus untuk mendetailkan tugas-tugas dalam sprint planning padahal idealnya sprint planning cukup menhasilkan just enough plan untuk sprint selanjutnya. Yang menjadi fokus kita bukanlah pada plan-nya melainkan pada goal-nya. Value apa yang akan deliver. Perencanaan kita digunakan sebagai panduan kita selama sprint.

Daily stand-up

“Daily stand-up” atau ada juga yang menyebutnya daily scrum merupakan meeting harian yang singkat, hanya selama 15 menit. Tim mendiskusikan perkembangan proyek dan mengidentifikasi penghambatnya dalam daily meeting. Umumnya, tim akan berdiri selama melakukan daily scrum. Oleh karena itu, meeting ini disebut dengan daily stand-up.

Peserta yang terlibat adalah tim pengembang, scrum master, dan product owner. Daily stand-up biasanya dilakukan hanya sekali sehari dan umumnya dilakukan pada pagi hari. Durasinya pun sangat singkat, tidak lebih dari 15 menit.

Tujuan dari daily stand-up yang dirancang agar dilakukan dalam waktu singkat adalah untuk menginformasikan semua anggota tim apa yang sedang terjadi/dikerjakan oleh tim secara cepat. Informasi yang disampaikan bukanlah informasi yang sangat detail.

Selama daily stand-up, tiap peserta harus menjawab tiga pertanyaan berikut.

  • Apa yang sudah saya selesaikan kemarin?
  • Apa yang akan saya kerjakan hari ini?
  • Apakah ada yang menghambat pekerjaan saya?

Pertanyaan “apa yang sudah saya selesaikan kemarin?” secara jelas menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab dalam pekerjaan yang diemban oleh masing-masing peserta kepada tim-nya. Tentu saja kamu tidak mau menjadi seseorang yang selalu melakukan pekerjaan yang sama terus menerus tanpa membuat perkembangan sedikitpun kan?

Konsep dari daily meeting adalah memasukan distracting chatter ke dalam sebuah daily meeting sehingga tidak mengganggu waktu tim ketika mengerjakan pekerjaannya di hari itu.

Ada beberapa tim yang menggunakan timer agar durasi daily stand-up tidak terlalu panjang. Ada juga yang menggunakan konsep lempar-tangkap bola untuk menentukan giliran peserta. Hal tersebut dimaksudkan agar setiap orang memperhatikan jalannya meeting.

Setiap tim itu unik. Temukan jalanmu sendiri.

Untuk remote team ataupun tim yang tersebar, daily stand-up dapat difasilitasi melalui video conferencing maupun group chat.

Sprint review

Sprint review merupakan meeting bagi tim untuk membahas tentang pencapainnya selama sprint. Tim pengembang menunjukan mana saja dari sprint backlog yang sudah selesai dikerjakan.

Peserta yang terlibat adalah tim pengembang, scrum master, dan product owner. Sprint review diadakan pada akhir setiap sprint. Durasi meeting biasanya berlangsung selama 45 menit per minggu atau 90 menit untuk sprint yang berlangsung dua minggu.

Tujuan dari sprint review adalah untuk menunjukan hasil kerja tim kepada para stakeholder. Sprint review dapat digunakan tim untuk merayakan pencapaiannya, men-demo-kan hasil kerja kepada stakeholder dan mendapatkan feedback. Perlu diingat bahwa hasil kerja tim harus bisa didemonstrasikan sehingga dapat di-review.

Sprint retrospective

Sprint retrospective merupakan meeting yang dilakukan tim untuk melakukan review tentang hal-hal yang berjalan dengan baik selama sprint dan hal-hal yang dapat ditingkatkan untuk sprint selanjutnya. Dalam hal ini, review dilakukan bukan pada hasil kerjanya tetapi lebih kepada cara kerja dari tim.

Peserta yang terlibat adalah tim pengembang, scrum master, dan product owner. Sprint retrospective diadakah pada akhir sprint dengan durasi selama 45 menit per minggu.

Tujuan dari sprint retrospective adalah membantu tim untuk mengidentifikasi dan memahami hal apa saja yang sudah berjalan dengan baik dan hal apa saja yang tidak berjalan dengan baik. Tim dapat terus fokus pada area-area yang sudah berjalan dengan baik dan mencari solusi serta mengembangkan action plan untuk hal-hal yang masih bermasalah.

Penutup

Beberapa orang menganggap bahwa dengan melakukan “ceremony” yang sudah kita bahas tersebut menjadikan mereka sebagai tim yang agile. Saya tidak setuju.

Yang perlu diingat adalah meeting-meeting tersebut hanyalah fasilitas komunikasi bagi tim. Menjadi tim yang agile membutuhkan kolaborasi tim yang sangat erat. Teamwork.

Agile team bukan dilihat dari meeting-nya tetapi dari komunikasinya, kolaborasinya, dan adaptasinya. Cirinya adalah “just enough planning and shipping in small, frequent increment”. Ketika tim deliver hasil kerjanya dengan sering maka tim akan mendapatkan feedback lebih cepat sehingga dapat beradaptasi lebih cepat juga.

Sampai di sini kita bedah empat scrum meeting yang biasa kita lakukan. Melalui catatan ini, semoga teman-teman dapat membangun tim yang agile.